Đóng dấu treo là việc người ký văn bản quyết định đóng dấu lên trang đầu và đóng trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
Bạn đang xem: Đóng dấu treo là gì
Các văn bản có đóng dấu thường xuyên được phát hành trong công tác văn thư của doanh nghiệp, trong đó văn bản được đóng dấu treo và văn bản được đóng dấu giáp lai là hai loại văn bản phổ biến nhất. Tuy nhiên, hiện còn rất nhiều người nhầm lẫn trong việc sử dụng hai khái niệm này. Vậy đóng dấu treo là gì?,có sự khác việt giữa dấu treo và dấu giáp lai hay không?,…Chúng tôi xin giải đáp những thắc mắc này của Quý vị thông qua bài viết dưới đây.
Contents
Đóng dấu treo là gì?
Đóng dấu treo là việc người ký văn bản quyết định đóng dấu lên trang đầu và đóng trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
Khái niệm trên không có trong quy định pháp luật mà được chúng tôi đưa ra dựa trên cách thức đóng dấu thực tế của các cơ quan, tổ chức, do đó, khái niệm chỉ mang tính chất tham khảo.
Ý nghĩa của việc đóng dấu treo
– Việc đóng dấu treo trên các văn bản nội bộ chỉ mang tính thông báo trong cơ quan về sự tồn tại của văn bản.
– Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính cũng như xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo giấy tờ cũng như thay đổi giấy tờ.
Phân biệt đóng dấu treo và đóng dấu giáp lai
Hiện nay có nhiều thể thức đóng dấu trong các văn bản, tài liệu của các cá nhân, cơ quan, tổ chức. Trong đó hai hình thức đóng dấu mà nhiều người hay nhầm lẫn là đóng dấu treo và đóng dấu giáp lai. Vậy những điểm khác nhau giữa đóng dấu giáp lai và đóng dấu treo là gì? cùng theo dõi nội dung phân biệt dưới đây:
Tiêu chí |
Đóng dấu treo |
Đóng dấu giáp lai |
Khái niệm |
Đóng dấu treo là dùng con dấu của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính | Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đóng lên mép phải của các tờ trong một văn bản sao cho khi ghép tất cả các tờ tạo thành hình con dấu của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đó. |
Đối tượng được đóng dấu |
– Văn bản bao gồm các phụ lục kèm theo
– Bản sao của các văn bản do doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan ban hành |
Mọi văn bản có từ 2 tờ trở lên |
Mục đích |
– Đóng dấu lên văn bản chính hoặc bản sao: nhằm thừa nhận văn bản này do doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức ban hành.
– Đóng dấu lên phụ lục: nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu là một bộ phận của văn bản chính. |
– Xác thực số lượng tờ trong văn bản
– Xác thực thứ tự các tờ – Ngăn ngừa việc thay đổi, giả mạo nội dung các tờ của văn bản đó |
Cách đóng dấu |
– Trường hợp đóng dấu lên văn bản chính: dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức.
– Trường hợp đóng dấu trên phụ lục: dấu được đóng trùm lên một phần tên của mỗi phụ lục |
– Xòe văn bản thành hình cánh quạt hoặc xếp chồng các mép giấy song song với nhau.
– Đóng vào giữa mép phải của các tờ, trùm lên một phần các tờ giấy. Mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản |
Loại văn bản được đóng dấu |
– Văn bản hành chính hoặc văn bản nội bộ doanh nghiệp
– Hợp đồng giao kết giữa các bên và phụ lục của hợp đồng. – Các loại hóa đơn, chứng từ kế toán. Xem thêm: Vì Sao Trăng Tròn Trăng Khuyết ? Tại Sao Mặt Trăng Khi Tròn Khi Khuyết – Bản sao các văn bản được sao y. |
Tất cả các văn bản có 02 tờ trở lên |
Tính pháp lý |
Dấu treo có giá trị tương tự như “công chứng”, “chứng thực”, thừa nhận văn bản này do một doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức ban hành hoặc văn bản được đóng dấu là một bộ phận của văn bản chính. | Dấu giáp lai giúp xác định các tờ là các phần của văn bản theo một thứ tự nhất định. |
Nguyên tắc đóng dấu treo
Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định việc đóng dấu treo phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
– Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
– Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
– Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Việc quản lý và sử dụng dấu treo
Căn cứ theo điều 32 Nghị định trên thì việc quản lý tại cơ quan, tổ chức sẽ được giao cho văn thư cơ quan quản lý. Văn thư có trách nhiệm:
– Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.
– Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.
– Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.
– Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.
Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:
– Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;
– Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.
Các thông tin thắc mắc liên quan đến bài viết Đóng dấu treo là gì? trên đây, Quý độc giả có thể phản hồi về chúng tôi theo số điện thoại 1900 6557, trân trọng!
Chuyên mục: Tổng hợp tin hay